Politika privatnosti

Datum zadnje izmjene: 7. srpnja 2026.

Izvršitelj obrade (tehnički pružatelj usluge): TOM SPENDALOT, obrt za računalno programiranje vl. Tomislav Trošić (OIB: 92268840678), koji osobne podatke obrađuje isključivo prema uputama voditelja obrade.

1. Uvod

Ova politika privatnosti opisuje na koji način Sveučilište u Zagrebu Stomatološki fakultet putem informacijskog sustava Academio prikuplja i obrađuje osobne podatke svojih korisnika. Cilj nam je na jasan i razumljiv način objasniti koje podatke prikupljamo, u koju svrhu, na kojoj pravnoj osnovi te koja prava imate u vezi sa svojim podacima.

Obradu provodimo u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679 - GDPR) i Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka.

2. Opseg primjene ove Politike privatnosti

Ova Politika privatnosti odnosi se na obradu osobnih podataka u okviru pristupanja i korištenja usluge Academio. Academio je informacijski sustav namijenjen ustanovama iz sustava visokog obrazovanja za digitalizaciju administrativnih, nastavnih, znanstvenih i drugih povezanih poslovnih procesa.

Ovisno o ugovorenim modulima, pojedina ustanova može koristiti različite funkcionalnosti sustava Academio. Zbog toga se opseg osobnih podataka koji se obrađuju može razlikovati od ustanove do ustanove.

3. Koje podatke obrađujemo

Ovisno o vašoj ulozi (student, nastavnik odnosno zaposlenik, administrator) te o modulima koje pojedina ustanova koristi, obrađujemo sljedeće kategorije osobnih podataka:

• Podaci korisničkog računa i autentikacije: korisničko ime, adresa e-pošte, zaporka u kriptiranom obliku, ime i prezime, OIB, jezik sučelja i postavke obavijesti; pri prijavi putem sustava AAI@EduHr i pripadajući elektronički identitet.
• Podaci o studentima: ime i prezime, JMBAG, JMBG, OIB, spol, datum rođenja, adresa e-pošte, status studenta te podaci o studiju (smjer, godina, grupa). U matičnoj knjizi dodatno se vode ime oca, mjesto rođenja te podaci o upisu i ugovorima o studiju.
• Podaci o nastavnicima i zaposlenicima: ime i prezime, titula, JMBG, OIB, spol, kontaktni i adresni podaci, podaci o zaposlenju te - za potrebe obračuna i isplate troškova - IBAN i naziv banke.
• Podaci nastali korištenjem modula: raspored nastave, evidencija održane nastave, evidencija znanstvene i stručne djelatnosti, projekti, putni nalozi (uključujući podatke o vozilu i registarskoj oznaci te podatke potrebne za isplatu), studentski zahtjevi i evidencija prisutnosti na nastavi.
• Podaci za elektroničko potpisivanje: kod korištenja modula e-potpisa podaci elektroničkog certifikata odnosno kartice (identifikator certifikata i serijski broj).
• Zapisi o aktivnostima i tehnički podaci: zapisi o radnjama u sustavu (evidencija aktivnosti), IP adresa te podaci o sesiji i uređaju u opsegu potrebnom za rad i sigurnost sustava.
• Poruke koje nam uputite: sadržaj povratnih informacija i upita koje nam pošaljete putem aplikacije.
• Podaci iz drugih informacijskih sustava: podaci koji se preuzimaju iz informacijskih sustava korisničke ustanove ili povezanih informacijskih sustava, kada je takva integracija ugovorena i zakonita.

Academio obrađuje samo one osobne podatke koji su potrebni za pružanje ugovorene usluge, ispravno funkcioniranje sustava, provedbu procesa korisničke ustanove, sigurnost sustava, korisničku podršku i ispunjavanje zakonskih ili ugovornih obveza.

Ne obrađuje svaka ustanova sve navedene kategorije - konkretan opseg ovisi o uključenim modulima i vašoj ulozi u sustavu.

4. Svrha obrade

Osobne podatke obrađujemo radi:

• pružanja i održavanja usluge (izrada i prikaz rasporeda, rezervacija dvorana i sl.),
• autentikacije korisnika i kontrole pristupa (uključujući prijavu putem sustava AAI@EduHr),
• vođenja propisanih i internih evidencija (primjerice matična knjiga studenata, evidencija održane nastave, evidencija znanstvene i stručne djelatnosti),
• obrade putnih naloga te obračuna i isplate pripadajućih troškova,
• elektroničkog potpisivanja dokumenata, ondje gdje se ta mogućnost koristi,
• komunikacije s korisnicima (slanje obavijesti e-poštom),
• izrade statistika i izvještaja za potrebe ustanove,
• razmjene podataka sa studentskim informacijskim sustavom (ISVU),
• sigurnosti sustava, vođenja zapisa o aktivnostima i sprječavanja zlouporabe,
• pružanje korisničke i tehničke podrške,
• ispunjavanja zakonskih obveza voditelja obrade.

5. Pravna osnova obrade

Obradu temeljimo, ovisno o pojedinoj svrsi, na jednoj ili više sljedećih pravnih osnova:

• izvršavanju zadaće od javnog interesa odnosno službene ovlasti voditelja obrade (čl. 6. st. 1. (e) GDPR-a),
• ispunjavanju zakonskih obveza voditelja obrade (čl. 6. st. 1. (c) GDPR-a),
• privoli, ondje gdje je primjenjivo (čl. 6. st. 1. (a) GDPR-a).

6. Primatelji i podizvršitelji obrade

Za rad usluge koristimo pouzdane pružatelje usluga koji podatke obrađuju isključivo prema našim uputama i uz odgovarajuće ugovorne zaštite (ugovori o obradi). Ovisno o uključenim modulima, to su:

• Microsoft Azure - hosting aplikacije i pozadinskih funkcija te praćenje rada sustava.
• Microsoft 365 / SharePoint - pohrana dokumenata i priloga putem servisa Microsoft Graph.
• MailerSend - dostava transakcijske e-pošte (obavijesti korisnicima).
• Supabase - red čekanja i evidencija poslane e-pošte u sklopu sustava za slanje obavijesti.
• Certilia - usluga elektroničkog (kvalificiranog) potpisivanja dokumenata.
• Tableau - izrada i prikaz analitičkih izvještaja.

Osim navedenih podizvršitelja, podaci se razmjenjuju i s institucionalnim sustavima:

• AAI@EduHr (Sveučilišni računski centar - Srce) - autentikacija korisnika.
• ISVU (Informacijski sustav visokih učilišta, Srce) - razmjena podataka o studentima i studiju.
• ISSP - u sklopu modula evidencije prisutnosti, ondje gdje se koristi.

Popis se primjenjuje u opsegu u kojem pojedina ustanova koristi odgovarajuće module. Osobni podaci obrađuju se prvenstveno unutar Europske unije odnosno Europskoga gospodarskog prostora. Ako pojedini podizvršitelj podatke obrađuje izvan EGP-a, prijenos se provodi uz odgovarajuće zaštitne mjere u skladu s GDPR-om (primjerice standardne ugovorne klauzule). Podatke ne prosljeđujemo trećim stranama u marketinške svrhe niti ih prodajemo.

7. Način obrade i sigurnosne mjere

Osobni podaci obrađuju se elektroničkim putem, unutar informacijskog sustava Academio i povezanih tehničkih sustava potrebnih za pružanje usluge.

Provodimo primjerene tehničke i organizacijske mjere kako bismo umanjili rizik uništenja, gubitka, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa podacima. Podaci se prenose putem šifrirane veze (HTTPS), pristup je ograničen na ovlaštene osobe, a poslužiteljska infrastruktura smještena je u sigurno okruženje s kontroliranim pristupom.

Mjere zaštite mogu uključivati:

• kontrolu pristupa sustavu,
• dodjelu korisničkih prava prema ulozi korisnika,
• autentifikaciju i autorizaciju korisnika,
• ograničavanje pristupa osobnim podacima samo ovlaštenim osobama,
• evidentiranje određenih aktivnosti u sustavu,
• sigurnosne kopije,
• mjere zaštite infrastrukture i komunikacije,
• zaštitu od neovlaštenog pristupa, gubitka, izmjene, uništenja ili neovlaštenog otkrivanja podataka,
• redovito održavanje, nadzor i ažuriranje sustava.

8. Pristup osobnim podacima i primatelji podataka

Pristup osobnim podacima imaju samo ovlaštene osobe, i to u opsegu koji je potreban za obavljanje njihovih zadaća.

Ovisno o svrsi obrade, pristup osobnim podacima mogu imati:

• ovlašteni korisnici unutar korisničke ustanove,
• administratori sustava koje odredi korisnička ustanova,
• ovlaštene osobe pružatelja usluge Academio zadužene za održavanje, sigurnost i korisničku podršku,
• vanjski pružatelji infrastrukturnih, hosting, komunikacijskih, razvojnih, sigurnosnih ili drugih tehničkih usluga, ako su uključeni u pružanje usluge i ako za to postoji odgovarajući ugovorni i sigurnosni okvir,
• nadležna tijela, kada je to propisano zakonom ili drugim obvezujućim propisom.

9. Rok čuvanja

Osobne podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za ostvarenje navedenih svrha, nakon čega se brišu ili anonimiziraju, osim ako poseban propis ne nalaže dulje čuvanje.

Kada se osobni podaci obrađuju u okviru korištenja sustava Academio od strane korisničke ustanove, rokove čuvanja određuje korisnička ustanova kao voditelj obrade, osim ako je drukčije propisano zakonom, ugovorom ili drugim obvezujućim aktom.

10. Vaša prava

U skladu s GDPR-om imate pravo na:

• pristup svojim podacima,
• ispravak netočnih podataka,
• brisanje („pravo na zaborav") pod uvjetima iz Uredbe,
• ograničenje obrade,
• prigovor na obradu,
• prenosivost podataka, ondje gdje je primjenjivo.

Ako se obrada temelji na privoli, imate pravo privolu u svakom trenutku povući, pri čemu povlačenje ne utječe na zakonitost obrade provedene prije povlačenja.

Zahtjev za ostvarivanje prava možete uputiti na adresu e-pošte dekanat@sfzg.hr odnosno službeniku za zaštitu podataka (doc. dr. sc. Krešimir Bašić) na adresu zastita.podataka@sfzg.hr . Na zahtjev odgovaramo najkasnije u roku od mjesec dana od zaprimanja; taj se rok, ovisno o složenosti i broju zahtjeva, može produljiti za dodatna dva mjeseca, o čemu ćete biti obaviješteni. Radi zaštite vaših podataka prije postupanja možemo zatražiti dodatnu provjeru identiteta. Predloške obrazaca za ostvarivanje prava možete pronaći na stranicama AZOP-a.

11. Pravo na pritužbu nadzornom tijelu

Ako smatrate da se obradom vaših osobnih podataka krše propisi o zaštiti osobnih podataka, imate pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu - Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP):

• Adresa: Selska cesta 136, 10000 Zagreb
• E-pošta: azop@azop.hr
• Telefon: +385 1 4609-000
• Web: azop.hr

12. Kolačići

Aplikacija koristi kolačiće i slične tehnologije radi rada i upotrebljivosti usluge:

• Nužni kolačići - omogućuju prijavu i održavanje sesije te štite obrasce od zlouporabe (zaštita od CSRF napada). Bez njih usluga ne može ispravno raditi.
• Funkcionalni kolačići - pamte vaše postavke, poput odabranog jezika sučelja te svijetle odnosno tamne teme.

Kolačiće u svakom trenutku možete pregledati i izbrisati te u postavkama preglednika onemogućiti njihovo spremanje; onemogućavanje nužnih i funkcionalnih kolačića može smanjiti funkcionalnost usluge.

13. Izmjene politike

Ovu politiku možemo povremeno ažurirati. Najnovija verzija uvijek je dostupna na ovoj stranici, uz naznaku datuma zadnje izmjene.